Conditions générales

1. Parties, coordonnées et modification

L’utilisation de nos services est régie par les présentes Conditions générales, lesquelles sont conclues entre Billit BVBA(ci-après « Billit ») et vous-même en tant qu’utilisateur(ci - après l’« Utilisateur ») et / ou Client.L’utilisation de nos services entraîne l’acceptation de nos Conditions générales.
Billit est susceptible de modifier les Conditions générales. Ces modifications vous seront communiquées.Si vous ne souhaitez pas les accepter, vous avez la possibilité de résilier le contrat et de mettre un terme à l’utilisation des services de Billit à tout moment. Si vous continuez à utiliser les services de Billit après la modification des Conditions générales, vous acceptez de fait cette modification. La version la plus récente des Conditions générales s’applique à l’Utilisateur.
L’Utilisateur doit conserver une copie des Conditions générales applicables.

1. Billit

Nos coordonnées sont les suivantes:
Billit BVBA
Octrooiplein 1 Bus 302
9000 Gent
Belgique
Numéro d’entreprise 0563.846.944
Numéro de TVA BE563.846.944
Adresse électronique : support@billit.be

2. Client - Utilisateur

Un Compte Utilisateur sera créé pour chaque Client en vue de l’utilisation professionnelle des Services Billit.Plusieurs Utilisateurs peuvent être désignés pour chaque Client. Un Compte Utilisateur sera créé pour chacun d’eux.L’Utilisateur peut utiliser ces services à des fins professionnelles ou commerciales au sein de l’organisation qu’il représente. Le contrat est conclu avec le Client, mais l’Utilisateur est également soumis à certaines obligations lors de l’utilisation des Services Billit et de la Plateforme Billit, lesquelles figurent dans les présentes Conditions générales.
L’Utilisateur saisira les données demandées de manière correcte, complète et conforme à la vérité, soit pour son propre compte, soit pour le compte du Client, c’est - à - dire la personne(physique ou morale) qu’il représente. En cas de modification des données de l’Utilisateur, celui - ci en informera Billit dans les meilleurs délais par courrier ou par e-mail, conformément à nos coordonnées ci - dessus.

3.Compte Utilisateur

Par le biais d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe(« Compte Utilisateur »), l’Utilisateur accède aux Services Billit, à la Plateforme Billit et aux rubriques du site internet qui sont sécurisées et inaccessibles aux non - utilisateurs.< br /> Le Compte Utilisateur ne peut être utilisé que par un seul Utilisateur et ne peut être cédé. L’Utilisateur est responsable de toute utilisation des Services Billit effectuée par l’intermédiaire de son compte. L’Utilisateur n’est donc pas autorisé à partager ses données de connexion avec un tiers pour donner accès aux Services Billit et à la Plateforme Billit. L’Utilisateur veillera soigneusement à préserver la confidentialité de son nom d’utilisateur et de son mot de passe.

2.Description des services

Billit propose une plateforme logicielle servant à l’administration et à la gestion en ligne des entreprises(dans le cadre de l’aide à la comptabilité, de l’établissement et du stockage des offres et factures, etc.)(ci - après la « Plateforme Billit » et les « Services Billit »).

1.Tableau de bord

Le « Tableau de bord » permet à l’Utilisateur de consulter tous les chiffres clés de son entreprise en un coup d’œil: revenus, dépenses et flux de trésorerie par exercice, chiffres trimestriels, graphiques des comptes, statistiques des revenus et des dépenses, factures impayées en retard et factures à traiter.

2.Revenus

La rubrique « Revenus » présente à l’Utilisateur un aperçu des factures, offres, notes de crédit, rappels et factures périodiques établis.Les montants totaux sont indiqués et chaque facture peut être vérifiée en détail ou téléchargée au format PDF. Un moteur de recherche efficace permet à l’utilisateur d’ouvrir rapidement une facture donnée.Billit indique également de manière visuelle si la facture a déjà été payée ou non.

3.Dépenses

La rubrique « Dépenses » présente à l’Utilisateur une vue d’ensemble des frais encourus et des notes de crédit.L’importation rapide permet à l’Utilisateur de saisir efficacement une multitude de coûts. La version numérique de chaque facture peut être téléchargée et la fonction de recherche permet à l’Utilisateur de vérifier rapidement les frais encourus.

4.Paiements

La rubrique « Paiements » présente à l’Utilisateur un aperçu de toutes les transactions de débit et de crédit, la date, le montant, le nom du bénéficiaire, son compte et la communication.

5.Produits

La section « Produits » offre à l’Utilisateur la possibilité de gérer ses services et ses produits. Ces « Produits » permettent à l’Utilisateur de créer des offres et des factures de manière efficace et cohérente.

6.Clients

La rubrique « Clients » offre à l’Utilisateur la possibilité de gérer en toute sécurité les coordonnées de ses clients.Les clients sont identifiés rapidement sur la base de leur nom, de leur adresse e-mail et de leur numéro de téléphone et peuvent être assignés à des groupes et à des propriétés.

7.Fournisseurs

Les « Fournisseurs » sont les entreprises auxquelles l’Utilisateur attribue les coûts, et tous les fournisseurs sont gérés en un point centralisé unique. Si un fournisseur est déjà connu, l’Utilisateur peut récupérer les données le concernant d’un simple clic.

8.Rapports

Sous « Rapports », l’Utilisateur peut générer des rapports automatiques qui lui donnent une meilleure connaissance de son entreprise: quantité de commandes à une date donnée, factures impayées, revenus par client, aperçu des revenus et dépenses.

9.Paramètres

La rubrique « Paramètres » permet à l’utilisateur de personnaliser le système à sa convenance. Il peut y modifier le logo et contrôler le comportement des écrans ci - dessus si nécessaire. L’Utilisateur peut également modifier la mise en page et le texte des lettres accompagnant les factures, les rappels, les offres et les notes de crédit dans cette rubrique.
Billit peut compléter et modifier l’offre de ses services via la Plateforme Billit afin de répondre au mieux aux besoins de l’Utilisateur.Billit peut donc modifier la Plateforme à sa discrétion et à sa convenance.Billit se réserve à tout moment le droit d’ajouter des rubriques au Compte Utilisateur, de les supprimer du Compte Utilisateur ou de les rendre accessibles aux utilisateurs non enregistrés sans aucune obligation de remboursement ou de compensation.

3.Qualité des services Billit

1.Obligation de moyens

Billit n’accepte aucune obligation de résultat, mais déploie les moyens commercialement raisonnables pour faire fonctionner les Services Billit de manière aussi conviviale, correcte et fluide que possible.
Billit s’efforce de fournir des informations exactes et à jour tant sur le Compte Utilisateur que sur la partie du site internet accessible au public. Billit n’est toutefois pas en mesure de le garantir et décline donc toute responsabilité quant au contenu des informations fournies.

2. Niveau de service

Billit s’efforce de maintenir une disponibilité et une accessibilité optimales du site internet.Billit ne garantit cependant pas une disponibilité ou une accessibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Une disponibilité et une accessibilité réduites peuvent résulter, entre autres, de travaux de maintenance, de la réparation de pannes, etc.
En cas d’indisponibilité de ses services, Billit prendra les mesures commercialement raisonnables pour remédier aux désagréments dans les meilleurs délais.
Il est garanti aux Utilisateurs payants que les Services Billit seront à nouveau accessibles dans un délai de 2 jours ouvrables. L’accessibilité pendant la journée de travail est primordiale pour les Utilisateurs payants identifiés comme comptables.Les Utilisateurs non payants n’ont droit à aucune garantie de service.
Si ce niveau de service n’est pas atteint, une indemnité sera proposée au prorata de la période d’indisponibilité et de la somme mensuelle versée.L’indemnité ne peut en aucun cas dépasser le montant des factures effectivement payées au cours des six mois précédents.

3.Exigences techniques

L’Utilisateur utilisera la version la plus récente du navigateur de son choix. En utilisant un navigateur plus ancien, toutes les fonctions des Services Billit risquent de ne pas être disponibles ou de ne pas fonctionner correctement pour l’Utilisateur.

4.Durée du contrat

Le contrat entre en vigueur le jour de l’inscription de l’Utilisateur et reste valable pendant au moins un mois.
Le contrat est automatiquement renouvelé.

5.Prix, facturation et paiement

1. Prix de base

L’utilisation des Services Billit est facturée au mois ou à l’année selon les tarifs en vigueur (tels qu’indiqués sur le site internet).
Des frais supplémentaires peuvent être facturés(par exemple des frais d’expédition via Click&Post).
Billit peut ajuster ses tarifs à tout moment.Billit communiquera les tarifs modifiés à l’Utilisateur par e-mail.Les tarifs modifiés sont immédiatement applicables.

2. Période d’essai gratuit

Le Client peut utiliser gratuitement les Services Billit pendant 15 jours.
S’il souhaite cesser d’utiliser les Services Billit après le premier mois, le Client doit en informer Billit. À défaut de notification dans ce sens, le Client passera automatiquement à un compte payant.

3. Facturation

Les factures sont émises mensuellement et doivent être payées dans les 10 jours ouvrables. En cas de retard de paiement, un intérêt de 9 % par an et une indemnité forfaitaire de 15 % sont dus de plein droit.Cet intérêt et cette indemnité seront ajoutés au montant dû.

4. Paiement

L’Utilisateur peut choisir entre les moyens de paiement suivants : virement bancaire ou carte de crédit. Le mode de paiement sera indiqué lors de la création du Compte Utilisateur.
Si l’Utilisateur paie par carte de crédit, les montants dus seront automatiquement débités de la carte de crédit associée au compte à chaque début de période (mois, trimestre ou année).

6. Utilisation licite et légale des Services Billit

L’Utilisateur et le Client n’utiliseront les Services Billit qu’à des fins licites et légales.
L’Utilisateur doit, dans ses relations et ses rapports avec Billit ou d’autres Utilisateurs Billit, s’exprimer conformément aux normes générales de décence et s’abstenir de tout langage blessant, insultes, etc.

7. Responsabilité

L’Utilisateur est seul responsable de l’utilisation des Services Billit, en particulier de l’exactitude des factures envoyées à son nom, des données stockées, des offres établies, de la gestion des données clients, fournisseurs et stocks…
L’Utilisateur et le Client utilisent la Plateforme Billit et les Services Billit à leurs propres risques. Billit n’a aucune obligation de résultat quant à l’exactitude ou au bon fonctionnement de ses services et ne donne aucune garantie à cet égard. L’Utilisateur et le Client vérifieront l’exactitude des données et des documents établis et en seront seuls responsables.
Par conséquent, l’Utilisateur ou le Client sont entièrement responsables des éventuelles plaintes et réclamations de tiers résultant d’une erreur de facturation, de livraison, de créance fiscale, etc.La responsabilité de Billit ne peut être engagée à ce titre.Ni l’Utilisateur ni le Client ne disposent d’un droit de recours contre Billit.
Billit est uniquement responsable en cas de faute intentionnelle ou de tromperie. Toute responsabilité relative à d’autres fautes (y compris à une faute grave) est exclue.Billit n’est pas responsable des dommages ou des pertes résultant d’un accès non autorisé au Compte Utilisateur ou d’une utilisation non autorisée du Compte Utilisateur.
En tout état de cause, la responsabilité de Billit est limitée à l’indemnisation des dommages résultant directement de sa faute grave ou de sa tromperie, et ce à concurrence d’un montant correspondant au total des factures effectivement payées par l’Utilisateur au cours des 6 mois précédents. La responsabilité de Billit relative à des dommages indirects, notamment à des dommages consécutifs, des manques à gagner, des économies perdues et des dommages dus à l’interruption de l’activité, est expressément exclue.

8. Protection des données à caractère personnel

1. Traitement de données à caractère personnel par l’Utilisateur

L’Utilisateur ou le Client traiteront les données à caractère personnel (par exemple les données client) via les Services Billit et la Plateforme Billit.L’Utilisateur ou le Client sont seuls responsables de ce traitement et veilleront à ce qu’il soit effectué conformément à la législation applicable. Dans ce cas, Billit agira en qualité de sous-traitant selon les instructions de l’Utilisateur, sans effectuer le moindre traitement des données à caractère personnel communiquées.
Les données à caractère personnel seront stockées en toute sécurité sur le territoire de l’Union européenne et conformément à la description du point 9. L’Utilisateur ou le Client vérifieront si cette disposition suffit au regard de ses objectifs et en assumera la responsabilité.

2. Traitement de données à caractère personnel par Billit.

Lors de son inscription à Billit, l’Utilisateur fournit des données à caractère personnel qui seront traitées par Billit (telles que nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.).
Billit utilisera ces informations pour fournir ses Services(par exemple l’accès au compte adéquat, la gestion du compte, la facturation, etc.).
Billit peut également observer l’utilisation de ses services pour améliorer leur fonctionnement(par exemple pour rationaliser les processus ou modifier les interfaces).
Billit ne transmettra jamais les données à caractère personnel de l’Utilisateur ou du Client à des tiers.
Billit ne traitera pas les données à caractère personnel plus avant ou plus longtemps que nécessaire pour atteindre ces objectifs.
L’Utilisateur peut consulter les données à caractère personnel traitées le concernant via le site internet de Billit, vérifier leur exactitude et, le cas échéant, les corriger. Billit ne conservera que les données modifiées.Les données à caractère personnel seront conservées sur le territoire de l’Union européenne et sécurisées conformément au point 9.
Billit utilise des cookies, mais uniquement pour optimiser le fonctionnement du système.

9. Sécurité

Billit prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la confidentialité et la sécurité du traitement des données (y compris les données à caractère personnel) et pour éviter leur destruction, leur perte, ainsi que leur altération et leur accès non autorisés.
Bien que Billit mette tout en œuvre pour prévenir les incidents de sécurité, ceux-ci ne peuvent être exclus.L’Utilisateur conservera donc une copie de sauvegarde personnelle de ses données.
Billit est protégé par un certificat sécurisé et n’est accessible que via le protocole https.
Billit n’est accessible qu’avec l’identifiant et le mot de passe personnels de l’Utilisateur.
En cas d’incident de sécurité, le compte compromis est immédiatement bloqué et l’Utilisateur devra contacter support@billit.be.

10. Droits de propriété intellectuelle

Les Services Billit et la Plateforme Billit sont protégés par des droits de propriété intellectuelle (protection des droits d’auteur des interfaces, logos, programmes informatiques, bases de données, etc.) dont Billit est le titulaire.
Les éléments protégés ne peuvent être reproduits ou communiqués au public sans le consentement écrit préalable de Billit.
L’Utilisateur a cependant le droit de reproduire les parties protégées dans le cadre de l’utilisation normale des Services Billit sur ordinateur.L’Utilisateur peut également imprimer des parties du site internet dans la mesure où elles sont destinées à son usage personnel.
Billit est également propriétaire de marques déposées, lesquelles ne peuvent être utilisées sans son consentement préalable.

11. Propriété des données

L’Utilisateur ou le Client restent propriétaire des données qu’ils traitent via les Services Billit. Billit n’acquiert aucun droit exclusif sur les données traitées par l’Utilisateur ou le Client par le biais de ses Services ou de sa Plateforme.
Billit sauvegardera et conservera les données dans un format standard. L’Utilisateur peut imprimer ou télécharger ces informations à tout moment.
À la demande de l’Utilisateur, Billit exportera les données et les mettra à disposition dans un format numérique standard. Des frais supplémentaires seront facturés à cet effet : le temps investi sera facturé à un tarif horaire de 100,00 EUR.Un tarif fixe de 100,00 EUR hors TVA sera facturé pour l’exportation des PDF des factures d’achat et de vente.

12. Suspension du Compte Utilisateur

Billit peut suspendre l’accès à tout ou partie de ses services, désactiver temporairement un Compte Utilisateur ou refuser à l’Utilisateur et/ou au Client l’accès à tout ou partie du service si l’Utilisateur et/ou le Client enfreignent le Contrat, notamment en présence d’indices sérieux que le Compte Utilisateur est utilisé à des fins illégales ou si Billit a reçu une requête formelle à cet effet dans le cadre d’une enquête judiciaire.
Billit informera l’Utilisateur de la suspension via l’adresse e-mail que l’Utilisateur a liée à son compte. L’Utilisateur dispose de 30 jours pour s’opposer à la suspension, par e-mail adressé à support@billit.be.Si ces objections sont irrecevables, Billit aura le droit de résilier le Contrat.
Billit a le droit de suspendre automatiquement les Comptes Utilisateurs s’ils ne sont pas utilisés et si aucune activité n’est détectée pendant une période ininterrompue de 30 jours civils. L’Utilisateur est personnellement responsable de l’utilisation continue des Services Billit.

13. Résiliation du Contrat

1. Motifs de résiliation

Le Client dispose à tout moment du droit de résilier le Contrat moyennant un préavis d’un mois. Le Client notifiera la résiliation à Billit, par e-mail adressé à support@billit.be.Si plusieurs Utilisateurs sont enregistrés pour un Client, la résiliation de chaque Utilisateur sera considérée comme la résiliation du Contrat du Client.
Chaque Partie a le droit de résilier le Contrat si l’autre Partie manque à ses obligations contractuelles (par exemple en cas de factures impayées).Dans ce cas, le Contrat prend automatiquement fin sans décision judiciaire préalable.
Billit a le droit de résilier le Contrat si un compte démo impayé reste inutilisé pendant plus de 30 jours civils.En cas d’inactivité de ce type, le Contrat prendra automatiquement fin sans notification préalable. Lorsqu’un Compte Utilisateur est utilisé par plusieurs Utilisateurs, ce Compte n’est pas considéré comme inactif tant qu’au moins un Utilisateur est actif.

2. Conséquences de la résiliation

À l’expiration du Contrat, Billit mettra un terme immédiat à l’utilisation du Compte Utilisateur, et les Utilisateurs du Client n’auront plus accès aux Services Billit ni à la Plateforme Billit.
Billit conserve les données du Compte Utilisateur pendant un mois suivant la résiliation du Contrat.Billit transférera les données du Compte Utilisateur à l’Utilisateur (ou à l’un des Utilisateurs mandatés du Client) si les Parties conviennent par écrit de la rémunération et des modalités du transfert (format, calendrier, etc.). Si un tel accord n’est pas conclu après un mois, Billit a le droit de supprimer le Compte Utilisateur, y compris l’ensemble des données, les Utilisateurs, le mot de passe, etc. Billit ne conserve aucune copie de sauvegarde des Comptes Utilisateurs résiliés.
Billit ne sera pas tenu d’effectuer des remboursements (au prorata ou non).

14. Dispositions supplémentaires

1. Réclamations

Les factures doivent être contestées dans un délai de 10 jours ouvrables ou de 14 jours civils après réception. Passé ce délai, la facture est irrévocablement acceptée et doit être payée.
Les autres réclamations concernant les Services Billit peuvent être envoyées à support@billit.be. Billit fait de son mieux pour tenir compte des réclamations, mais souligne qu’elle propose ses services « en l’état ».

2. Force majeure

En cas de force majeure (c’est-à-dire de circonstances indépendantes de la volonté de Billit), Billit est exonéré de toute obligation et de la responsabilité qui en découle. Sont notamment considérés comme cas de force majeure : les circonstances naturelles, les grèves ou lock-outs, les incendies, les inondations, les saisies, les embargos, les pénuries générales de marchandises, les maladies, les licenciements et, de manière générale, toute circonstance imprévue qui perturbe sensiblement l’équilibre contractuel, que le cas de force majeure survienne chez Billit, chez l’un de ses fournisseurs ou chez l’un de ses collaborateurs.

3. Nullité

La nullité d’une ou plusieurs dispositions des présentes Conditions générales n’affecte pas la partie valide des présentes conditions. Les Parties remplaceront la ou les dispositions invalides par une ou plusieurs dispositions valides correspondant aussi étroitement que possible aux intentions sous-jacentes de la ou des disposition(s) invalide(s).
Dans tous les cas, le tribunal a la possibilité de réduire les clauses potentiellement excessives ou illégales à ce qui est légalement acceptable.

4. Droit applicable, tribunal compétent

En cas de litige, les Parties mettront tout en œuvre pour trouver une solution amiable. Si cela s’avère impossible, le tribunal d’Anvers est compétent pour examiner le litige.
Le Contrat est régi par le droit belge.